MÜŞTERİLERİN KİŞİSEL VERİLERİNİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ

Tarstek Bilişim Otomasyon Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi  (“Tarstek Bilişim ve Otomasyon”) olarak kişisel verilerinizin işlenmesi konusuna büyük hassasiyet göstermekteyiz. İşbu aydınlatma metni 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) m.10 uyarınca, müşterilerimizin kişisel verilerinin işlenmesi süreçlerine ilişkin hazırlanmıştır.

Veri Sorumlusu Kimdir?
KVKK uyarınca, kişisel verileriniz; veri sorumlusu sıfatıyla Tarstek Bilişim ve Otomasyon tarafından aşağıda açıklanan kapsamda ve çerçevede işlenebilecektir. Konuya ilişkin detaylı bilgilere https://www.tarstek.com.tr/kvkk/ ‘de yer alan Kişisel Verilerin Korunması sekmesinden ulaşabilirsiniz.

Kişisel Veri Nedir?
KVKK uyarınca kişisel veri, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgidir. Bu kapsamda müşterilerimizin kimlik bilgisi, iletişim bilgisi, talep/şikayet/itibar verisi, görsel ve işitsel verileri, işlem bilgisi, hukuki işlem bilgisi ve finans bilgisini aşağıda belirtilen amaçlar doğrultusunda KVKK’ya uygun olarak işlemekteyiz.

Kişisel Verilerinizin İşlenme Amaçları Nelerdir?
Tarstek Bilişim ve Otomasyon tarafından elektronik veya fiziki yollarla toplanan kişisel verileriniz:

Denetim, etik faaliyetlerinin yürütülebilmesi,
Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi,
Finans ve muhasebe işlemlerinin yürütülmesi,
Hukuki işlerin takibi ve yürütülmesi,
Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi,
İletişim faaliyetlerinin yürütülebilmesi,
İş sürekliliğinin sağlanması faaliyetleri,
İş, denetim ve kalite yönetim faaliyetlerinin yürütülmesi,
İşlem ve hizmet güvenliğinin sağlanması,
Mal alım, satım, satım sonrası süreçlerine ilişkin faaliyetlerin yürütülebilmesi,
Müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi ve etkin bir müşteri hizmetinin sunulması,
Risk yönetimi süreçlerinin yürütülmesi,
Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi,
Stratejik planlama faaliyetlerinin yürütülmesi,
Talep ve şikayetlerin takibi,
Ürün/ hizmetlerin pazarlama süreçlerinin yürütülmesi,
Yetkili kişi, kurum veya kuruluşlara bilgi verilebilmesi amaçları ile
KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları kapsamında işlenecektir.

Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi ve Sebebi Nedir?
Kişisel verileriniz Tarstek Bilişim ve Otomasyon ile kurduğunuz sözleşmeler, yaptığınız yazışmalar, sözleşme görüşmeleri, internet sitesi, çağrı merkezleri, e-mail ve yahut bilginiz dahilindeki Tarstek Bilişim ve Otomasyon iş ortakları, tedarikçileri, veri işleyenleri aracılığı ile elektronik veya fiziki yollarla elde edilmektedir.

Fiziki ve/veya elektronik yöntemlerle toplanan kişisel verileriniz KVKK’nın 5. maddesinde yer alan bir sözleşmenin kurulması veya ifası, hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi, ilgili kişi tarafından verinin alenileştirilmesi ve bir hakkın tesisi, kullanılması ve korunması, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek şartı ile Tarstek Bilişim ve Otomasyon’un meşru menfaatinin gerektirmesi hukuki sebeplerine dayanılarak toplanmaktadır.

İşbu toplama faaliyeti esnasında, ilgili işleme sürecinin KVKK m.4’te yer alan ilkelere ve KVKK m.5 ve m.6’da yer alan şartlara uygun olması için elimizden gelen hassasiyeti gösteriyoruz.

Kişisel Verilerinizin Aktarım Amaçları Nelerdir?
Kişisel verileriniz gerektiğinde ve faaliyetin zaruri kıldığı ölçüde, yurtiçinde ve/veya yurtdışında, Tarstek Bilişim ve Otomasyon’un ticari ve/veya iş stratejilerinin planlanması, icrası, Tarstek Bilişim ve Otomasyon’un ve Tarstek Bilişim ve Otomasyon ile iş ilişkisi içerisinde olan ilgili kişilerin hukuki, teknik ve ticari-iş güvenliğinin temini amaçları dahilinde, KVKK’nın 8. ve 9. Maddelerine uygun şekilde ulusal ve uluslararası mevzuat hükümleri çerçevesinde; kişisel verilerin güvenliğini temin eden karşılıklı taahhütler altında iş ortaklarımız ile, Tarstek Bilişim ve Otomasyon’un danışmanlık hizmeti aldığı mesleki danışmanlar, muhasebeciler, bağımsız denetçiler, mali müşavirler, avukatlar, arşiv hizmeti veren kuruluşlar, bilgi teknolojisi uzmanları ile yasal yükümlülüğün yerine getirilebilmesi amacı ile tedarikçilerimiz, hukuken yetkili kişi, kurum ve kuruluşlar ve hukuken yetkili özel hukuk tüzel kişileriyle paylaşılabilecektir.

KVKK Kapsamında Haklarınız;
KVKK m.11 uyarınca aşağıdaki haklara sahip olduğunuzu belirtmek isteriz:

Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
KVKK’ya ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkması durumunda buna itiraz etme,
Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Sayılan haklarınıza yönelik başvurularınızı https://www.tarstek.com.tr/kvkk/ adresinde yer alan Veri Sorumlusuna Başvuru Formu’nu doldurarak tarafımıza iletebilirsiniz.

Talebiniz mümkün olan en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır.

Talebinize konu işlemin ek bir maliyet gerekmesi durumunda, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenecek tarifeye göre tarafınızdan ücret talep edilebilecektir.

KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

1. GİRİŞ

1.1. Tarstek Bilişim Otomasyon Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi (“Tarstek Bilişim ve Otomasyon”) için kişisel verilerin korunması büyük bir öneme sahiptir. Şirket ortaklarımızın, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, müşterilerimizin, müşteri adaylarımızın, stajyerlerimizin , şirket yetkililerinin, birlikte çalıştığımız tedarikçiler de dahil olmak üzere yüklenici, taşeron ve iş ortaklarımızın, hizmet sağlayıcılarının çalışanlarının, yetkililerinin, ziyaretçilerin ve üçüncü kişilerin kişisel verilerinin korunmasında büyük hassasiyet gösterilmektedir.

1.2. Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda Tarstek Bilişim ve Otomasyon’un tarafından benimsenen ilkeleri ortaya koyan “Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası”, https://www.tarstek.com.tr/kvkk/ internet sitesinde ilgili kişilerin bilgisine sunulmuştur.

2. POLİTİKA’NIN AMACI

2.1. Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), Tarstek Bilişim ve Otomasyon tarafından gerçekleştirilen kişisel verilerin saklanması, imhası, yok edilmesi, anonim hale getirilmesi süreçlerine ilişkin iş ve/veya işlemler hakkındaki usul ve esasların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.

2.2. Kişisel verilerin saklanması, imhası, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesi süreçlerine ilişkin iş ve/veya işlemler, Tarstek Bilişim ve Otomasyon’un tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan Politika’ya uygun biçimde gerçekleştirilir.

3. POLİTİKA’NIN KAPSAMI

3.1. İşbu Politika; Şirket ortaklarımızın, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, müşterilerimizin, müşteri adaylarımızın, stajyerlerimizin, kursiyerlerimizin, şirket yetkililerinin, birlikte çalıştığımız tedarikçiler de dahil olmak üzere yüklenici, taşeron ve iş ortaklarımızın, hizmet sağlayıcılarının çalışanlarının, yetkililerinin, ziyaretçilerin ve üçüncü kişilere ait tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen her türlü kişisel veriyi kapsamaktadır.

3.2. Tarstek Bilişim ve Otomasyon’un sahip olduğu veya Tarstek Bilişim ve Otomasyon tarafından yönetilen, kişisel verilerin işlendiği ilgili kayıt ortamları ve kişisel verilere ilişkin iş, işlem ve faaliyetlerde işbu Politika uygulanır.

4. TANIMLAR

Bu Politika’da geçen,

• Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı,
• Alıcı Grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisini,
• Tarstek Bilişim ve Otomasyon’un Kişisel Verilerin Korunması Komisyonu(“Komisyon”): Şirket içi İmha Politikası ve Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikasının uygulanmasından sorumlu komisyonu,
• İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,
• Çalışan: Tarstek Bilişim ve Otomasyon personelini,
• Çalışan Adayı: Tarstek Bilişim ve Otomasyon bünyesinde çalışan olmak amacıyla, elektronik veya fiziki ortamda, Tarstek Bilişim ve Otomasyon’a herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini Tarstek Bilişim ve Otomasyon’un incelemesine bizzat veya bir sistem veya kişi aracılığıyla açmış/iletmiş olan gerçek kişileri,
• İlgili Kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişileri,
• Ziyaretçi: Tarstek Bilişim ve Otomasyon’un sahip olduğu fiziksel yerleşkelere çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet sitelerimizi ziyaret eden gerçek kişileri,
• İş Ortağı: Tarstek Bilişim ve Otomasyon’un ticari faaliyetlerini yürütürken birlikte muhtelif projeler yapmak, hizmet almak, şirket içi operasyonel verimliliği arttırmak gibi amaçlarla iş ortaklığı kurduğu tarafları,
• Şirket Yetkilisi: Tarstek Bilişim ve Otomasyon’un yönetim kurulu üyelerini ve diğer yetkili kişileri,
• Şirket Ortakları: Tarstek Bilişim ve Otomasyon’un ortağı gerçek kişileri,
• Müşteri: Tarstek Bilişim ve Otomasyon’un iş birimlerinin yürüttüğü operasyonlar kapsamında Tarstek Bilişim ve Otomasyon’un iş ilişkileri üzerinden kişisel verileri elde edilen gerçek kişiler,
• İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini,

• Silme: Kişisel verilerin İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi,
• Yok Etme: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi,
• Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi,

• İmha Politikası: İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’nı
• Kanun: 24/3/2016 tarihli ve 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununu,
• Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı,
• Elektronik Ortamlar: Kişisel verilerin ilgili teknolojik altyapıya sahip cihazlar ile oluşturulabildiği, işlenebildiği, saklanabildiği ve iletilebildiği ortamı,
• Elektronik Olmayan Diğer Ortamlar: Elektronik ortamların dışında kalan her türlü yazılı, görsel ve sair ortamları,
• Hizmet Sağlayıcı: Tarstek Bilişim ve Otomasyon ile yapmış olduğu ilgili sözleşme çerçevesinde, herhangi bir hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişiyi,
• Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,
• Özel Nitelikli (Hassas) Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri,
• Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,
• Kişisel Veri İşleme Envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel veri işleme faaliyetlerini; kişisel veri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanteri,
• Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası: Kişisel veri işleme süreçlerinde Tarstek Bilişim ve Otomasyon tarafından uygulanacak usul ve esasları, alınan teknik ve idari tedbirleri ihtiva eden politikayı,
• Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası: Veri sorumlularının, kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyi belirleme işlemi ile silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemi için dayanak yaptıkları politikayı,
• Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulunu
• Kurum: Kişisel Verileri Koruma Kurumunu,
• Periyodik İmha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemini,
• Sicil (VERBİS): Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından tutulan veri sorumluları sicil bilgi sistemini,
• Stajyer: Uygulamalı meslek eğitimi alma amacıyla çalışan kişiyi,
• Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi
• Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini,
• Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi,

ifade eder.

Bu Politika’da yer almayan tanımlar için 6698 sayılı Kanun ve ilgili mevzuatta yer alan tanımlar geçerlidir.

5. KAYIT ORTAMLARI

Tarstek Bilişim ve Otomasyon tarafından kişisel verilerin bulundurulduğu kayıt ortamları; Tarstek Bilişim ve Otomasyon adına/tarafından kullanılan sunucular, yazılımlar, bilgi güvenliği aygıtları(güvenlik duvarı, antivirüs, periyodik kayıt dosyaları vs.) kişisel bilgisayarlar, mobil cihazlar (akıllı tabletler, akıllı telefonlar) kullanılan elektronik programlar, iletişim altyapıları, MSSQL Sistemleri, Back Up yazılımları, Caretta yazılımı, CRM, aktarım programları ve sunucuları, VPN sunucusu dataları, ağ üzerinde veri saklaması için kullanılan paylaşımlı/paylaşımsız disk sürücüleri, CD, DVD, USB, harici disk, hafıza kartı gibi veri depolama özelliğine sahip diğer taşıyıcılar, yazıcı ve tarayıcılar, kağıt, birim dolapları, arşivdir.

Tarstek Bilişim ve Otomasyon , sayılan kayıt ortamlarına ek olarak kullanabileceği diğer kayıt ortamlarını da gecikmeksizin işbu İmha Politikası’na dahil edecektir.

6. SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI

Tarstek Bilişim ve Otomasyon tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir. Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılım Tablo 1’de verilmiştir. İşbu tabloda yer alan kişiler Tarstek Bilişim ve Otomasyon’un Kişisel Verilerin Korunması Komisyonu üyelerini ihtiva etmektedir.

7. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI VE İMHASINI GEREKTİREN SEBEPLER

Kanunun 3 üncü maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4 üncü maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6 ncı maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır. Buna göre, Şirketimiz faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanmaktadır.

a. Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler

İlgili kişisel veriler, Tarstek Bilişim ve Otomasyon tarafından, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu çerçevede kişisel veriler:

• 854 Sayılı Deniz iş Kanunu,
• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
• 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
• 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu,
• 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,
• 6361 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
• 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,
• 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu,
• 4857 sayılı İş Kanunu,
• 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun ve bu kanunlara ilişkin ikincil mevzuat, kapsamında öngörülmüş olan saklama sürelerine uygun biçimde veriler saklanmaktadır.

b. Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları

• Acil durum süreçlerinin yürütülebilmesi,
• Başvuru ve şikayet süreçlerinin yönetilebilmesi,
• Bilgi güvenliği faaliyetlerinin planlanması, yürütülebilmesi, denetimi,
• Çalışanlar için iş akdi ve mevzuat kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi,
• Denetim ve etik faaliyetlerinin yürütülebilmesi,
• Eğitim çalışmalarının gerçekleştirilmesi,
• Finans ve muhasebe işlemlerinin yürütülebilmesi,
• Hukuk işlerinin denetimi ve takibi,
• İlerde doğabilecek hukuki ihtilaflarda ispat yükümlülüğünün yerine getirilebilmesi,
• İş sağlığı / güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi,
• İş faaliyetlerinin yürütülmesi / denetimi,
• Tarstek Bilişim ve Otomasyon’un insan kaynakları operasyonlarının planlanması ve yürütülebilmesi,
• Tarstek Bilişim ve Otomasyon’un ticari faaliyetleri kapsamında iş sürekliliğinin sağlanması, sözleşme süreçlerinin yönetilmesi,
• Tarstek Bilişim ve Otomasyon’un, her türlü operasyonel faaliyetinin güvenliğinin sağlanabilmesi,
• Tarstek Bilişim ve Otomasyon’un iş süreçlerine ilişkin stratejilerin belirlenmesi ve tatbik edilmesi,
• Kişisel verilerin doğruluğunun ve güncelliğinin sağlanabilmesi,
• Kurumsal iletişimin sağlanabilmesi,
• Stratejik planlama ve yönetim faaliyetlerinin yürütülebilmesi,
• Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Tedarikçiler, iş ortakları, hizmet sağlayıcılar ile olan iş süreçlerinin yürütülebilmesi ve bu kişilerle iletişimin sağlanabilmesi,
• Ücret yönetimi, yan hak ve menfaatlere ilişkin süreçlerin yönetilebilmesi,
• Yasal ve sözleşmesel yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi,
• Yetkili kurum ve kuruluşlara ilgili yasal düzenleme dolayısıyla bilgi verilmesi,

hallerinden biri veya bir kaçının bulunması halinde kişisel verilerinizi işleyebilecektir. Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin detaylı bilgiye ulaşmak için https://www.tarstek.com.tr/kvkk/ adresinde yer alan Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikaları’nı inceleyebilirsiniz.

c. İmha Nedenleri

Tarstek Bilişim ve Otomasyon’un bünyesinde bulunan kişisel veriler ilgili kişinin talebi halinde ya da Kanun’un 5’nci ve 6’ncı maddelerinde sayılan nedenlerin ortadan kalkması halinde resen işbu imha politikası uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Kanun’un 5’nci ve 6’ncı maddelerinde sayılan nedenler aşağıdakilerden ibarettir:

• 1. Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
• 2. Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
• 3. Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
• 4. Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
• 5. İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
• 6. Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
• 7. İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

İlgili kişilerin kişisel verileri, yukarıda sayılmış olan kişisel veri işleme nedenlerinin ortadan kalkması, işlemeye esas teşkil eden mevzuatın değişmesi veya mülga hale gelmesi, 6698 sayılı KVKK m.11 uyarınca ilgili kişinin kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Tarstek Bilişim ve Otomasyon tarafından kabul edilmesi, Tarstek Bilişim ve Otomasyon’un, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya 6698 sayılı KVKK’da öngörülen süre içinde cevaplamaması ihtimallerinde; ilgili kişinin Kurul’a şikayette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun görülmesi durumlarında gerçekleştirilecek ilk periyodik imha sırasında imha edilmektedir. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler tutanak ile kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar imha tarihinden itibaren en az üç yıl süreyle saklanır.

8. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ

Tarstek Bilişim ve Otomasyon, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

Bu kapsamda öncelikle Tarstek Bilişim ve Otomasyon tarafından işlenen kişisel verilerin neler olduğunun tespitine dair çalışmalar gerçekleştirilmiş, çalıştaylar yapılmış ve işlenen kişisel verilerin özel nitelikli kişisel veri olup olmadığı da gözetilerek, bu verilerin korunmasına ilişkin ortaya çıkabilecek riskler belirlenerek, risklerin azaltılması veya ortadan kaldırılmasına yönelik gerekli teknik ve idari tedbirler uygulamaya konmuştur.

Kişisel verilerin hukuka, mevzuata ve ilgili güvenlik önlemlerine uygun şekilde işlenmesi, muhafaza edilmesi, saklanması, imha edilmesi ve sair süreçleri düzenleyen şirket içi politikalar ve prosedürler benimsenmiştir.

Kişisel veri güvenliğinin sağlanması için, kişisel verilerin hukuka aykırı şekilde açıklanması ve paylaşılmasının önüne geçebilmek ve KVKK’ya yönelik farkındalık yaratabilmek amacıyla, çalışanlara ve yöneticilere düzenli olarak eğitimler verilmektedir.

Ayrıca kişisel veri işleme süreçlerine dahil olan çalışanlardan, iş süreçlerinin bir parçası olarak gizlilik anlaşmaları, taahhütleri imzalamaları istenmekte, çalışanların güvenlik politika ve prosedürlerine aykırı hareket ettiklerinin tespiti halinde gerekli disiplin sürecine başvurulacağı önemle hatırlatılmaktadır.

Tarstek Bilişim ve Otomasyon ile çalışan, tedarikçi, yüklenici, taşeron, iş ortağı vs. arasında yapılan sözleşmeler ile veri işleyenler ile Tarstek Bilişim ve Otomasyon arasında yapılan sözleşmeler incelenmiş ve bu kapsamda başta KVKK ve sair mevzuat kapsamında revize çalışmaları yapılmış ve ek protokoller hazırlanmıştır.

Şirket tarafından veri işleme süreçlerine dahil olan kişisel verilere personel bazında erişim, yetki sınırlandırması yapılmış, sınırlı sayıda personele yetki süreleri tam olarak tanımlanarak yürüttükleri iş süreçleri ile ilgili olan kişisel verilere erişim yetkisi tanınmıştır. Personel tarafından gerçekleştirilen veri işleme faaliyetleri kayıt altına alınmaktadır. Görev değişikliği veya işten ayrılan personellerin ivedilikle bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.

Kişisel verilerin hukuka aykırı şekilde işlenmesinin ve kişisel verilere hukuka aykırı şekilde erişilmesinin önüne geçmek için, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin süreçlerin takibi ve denetimi için teknik sistemler kurulmuştur. Ağ güvenliği, veri akışı güvenliği çalışmaları yapılmış, veri kaybının önlenmesi için hali hazırdaki yazılımlar güncellenmiştir. Kişisel verilerin hukuka aykırı şekilde işlenmesini ve kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek için iç denetimler gerçekleştirilmiştir.

Şirketimiz, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve verilerin muhafazasını sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için iş ortaklarına gerekli bilgilendirmeler yapmaktadır. İş ortaklarıyla, tedarikçilerle Şirketimiz arasında imzalanan sözleşme, protokol ve gizlilik anlaşmalarında KVKK mevzuatı kapsamında gerekli olan uyarılara ve ikazlara atıf yapılmakta kişisel veri aktarımları karşılıklı taahhütler ile güvence altına alınmaktadır. Kişisel Verilere erişime ve işlemeye yetkili olan kullanıcılar, bilgi sistemlerinin ve ağlarının güvenliğinin gerekliliği ve güvenliği artırmak için neler yapabilecekleri konularında sürekli eğitilmekte ve bilinçli olmaları sağlanmaktadır. Tüm kullanıcılar kullandıkları bilgi sistemleri bileşenlerinin ve kişisel verilerin güvenliğinden ortak sorumlu olduğunun bilincindedir.

Sistem güvenlik boşlukları takip edilerek uygun güvenlik düzeyinin sağlanabilmesi için yamalar yüklenmekte ve bilgi sistemleri güncel halde tutulmaktadır.

Web sitemiz https güvenlik protokolü ile korunmaktadır.

Tarstek Bilişim ve Otomasyon nezdinde bulunan kişisel verilere ilişkin çalışmaların akabinde tespit edilen kişisel veriler analiz edilmiş, mevzuat kapsamında incelenmiştir. Bu çerçevede gereksiz olan veriler silinmiş, verilerin mümkün olduğunca azaltılması ilkesi benimsenmiştir.

Kişisel verilere hukuka aykırı şekilde erişilmesini engellemek ve kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanmasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyine sahip teknik yöntemler kullanılmakta ve söz konusu yöntemler gelişen teknolojiye uygun şekilde güncellenmektedir.

Özel nitelikli kişisel veriler e-mail ortamında aktarılacaksa şifreli kurumsal e-mail hesabından veya KEP hesabı üzerinden aktarılmaktadır. Farklı fiziksel ortamlardaki sunucular arasında aktarma gerçekleştiriliyorsa, sunucular arasında VPN yöntemiyle veri aktarımı gerçekleştirilmektedir. Veri aktarımı fiziki olarak gerçekleşecekse evrakın çalınması, hasar görmesi, kaybolması ya da yetkisiz kişiler tarafından ele geçirilmesi gibi risklere karşı gerekli tedbirler alınmakta ve evrak dışarıdan okunamayacak şekilde, kapalı dosyalarda ve “gizli” formatta gönderilmektedir.

Çevresel risklere karşı bilgi ve bilişim sistemleri güvenliğinin sağlanması amacıyla sistem odasına sadece yetkili personelin girişinin sağlanması, kilit altındaki veri saklama birimlerinin anahtarlarının belirli kişilerde olması, yerel alan ağını oluşturan kenar anahtarların fiziksel güvenliğinin sağlanması, güvenlik duvarları, atak önleme sistemleri, ağ erişim kontrolü, antivirüs sistemleri vb. gibi birçok önlem alınmaktadır.

9. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Tarstek Bilişim ve Otomasyon tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;

• Süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde;
• Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta yer alır.

Söz konusu saklama süreleri üzerinde, gerekmesi halinde Tarstek Bilişim ve Otomasyon tarafından güncellemeler yapılır. Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi Tarstek Bilişim ve Otomasyon’un Kişisel Verilerin Korunması Komisyonu tarafından yerine getirilir.

10. KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ

10.1. Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Şirket, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli her türlü teknik ve idari tedbiri almaktadır.

Kişisel verilerin silinmesi sürecinde, silme işlemine konu teşkil edecek kişisel veri belirlenmekte, söz konusu kişisel veriye erişim yetkisi olan ilgili kullanıcılar ve kullanıcıların kişisel veri üzerindeki yetkileri tespit edilmekte ve ilgili kullanıcıların söz konusu kişisel veri kapsamındaki erişim, geri getirme, tekrar kullanma yetkileri kaldırılmaktadır.

Kağıt ortamında bulunan kişisel veriler karartma yöntemi kullanılarak silinmektedir. Karartma işlemi, ilgili evrak üzerindeki kişisel verilerin, geri dönülemeyecek ve teknolojik çözümlemelerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak ya da kesilerek, ilgili kullanıcılar için görünemez hale getirilmesi işlemidir.

Kişisel verilerin bulunduğu veri tabanlarında, kişisel verilerin bulunduğu ilgili satırların veri tabanı komutları ile (Delete vb.) silinmekte, dosya işletim sisteminde bulunan kişisel veriler için, dosyanın işletim sistemindeki silme komutu ile kişisel verinin silinmesi veya dosya ya da dosyanın bulunduğu dizin üzerinde ilgili kullanıcının erişim haklarının kaldırılması ile silme işlemi yapılmaktadır.

10.2. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Şirket kişisel verilerin yok edilmesiyle ilgili gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

Kişisel verilerin yok edilmesi için, verilerin bulunduğu tüm kopyalar tespit edilerek, verilerin bulunduğu sistemlerin türüne göre, manyetik medya bulunan veriler için, de-manyetize etme, optik medya ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi ya da bir metal öğütücüden geçirilmesi, kâğıt ortamında bulunan kişisel veriler için kâğıt ötücüden geçirilmesi yöntemlerinden uygun olanı kullanılmaktadır.

10.3 Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.

Anonim hale getirilmedeki amaç, veri ile bu verinin tanımlandığı kişi arasındaki bağın kopartılmasıdır. Kişisel verilerin tutulduğu veri kayıt sistemindeki kayıtlara uygulanan otomatik olan veya olmayan gruplama, maskeleme, türetme, genelleşme, rastgele hale getirme gibi yöntemler anonim hale getirme yöntemlerinden bazılarıdır.

11. PERİYODİK İMHA SÜRELERİ

6698 sayılı KVKK m.7 gereğince, yasal mevzuata uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması veya mevzuatta öngörülen sürenin sona ermesi halinde kişisel veriler periyodik olarak imha edilir. Şirketimiz, kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. Periyodik imha, tüm kişisel veriler için yılda iki kez olmak üzere 6 aylık zaman aralıkları ile gerçekleştirilir.

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere üç yıl süreyle saklanır.